Personvernerklæring for søkere og deltakere i Sand Casting sine produksjoner
Denne personvernerklæringen ble sist revidert 15. august 2022.
1. Introduksjon Vi i Sand Casting tar ditt personvern på alvor. Vi har rutiner og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet i henhold til lov på en sikker måte. Denne personvernerklæringen gjelder Sand Casting AS med organisasjonsnummer 923 225 358 (heretter omtalt som SC). Personvernerklæringen gjelder generelt for SC behandling av personopplysninger til deltagere, skuespillere, statister eller andre medvirkere som blir tatt opptak av (samlet omtalt som «Deltager») eller søkere til eller andre som gir uttrykk for interesse for disse rollene («Søker») i SC produksjoner som for eksempel TV-program, reklame, film og realityserier (heretter «Produksjoner»). Denne erklæringen forklarer også hvilke personopplysninger om Søkere og Deltagere SC samler inn og behandler, og hvorfor SC behandler personopplysningene.
2. Om Sand Casting AS SC er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det er beskrevet i denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om SC behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på epost Maria@sandcasting.no
3. Behandlingen SC tar ditt personvern på alvor og vil behandle dine personopplysninger på en sikker, konfidensiell og fortrolig måte. For å sikre dette på en best mulig måte har SC foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak. SC behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretter GDPR). Som behandlingsansvarlig følger SC disse prinsippene: • Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen. • Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene. • Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen. • Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og; • SC etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.
4. PERSONOPPLYSNINGENE Hvilke personopplysninger SC behandler, hvor de kommer fra og hvorfor de behandles.
4.1 Hvor personopplysningene kommer fra: Når du sender inn en søknad om å delta på i et av SC programmer, anses du som Søker. Ved å sende inn slik søknad med dine registrerte opplysninger om deg selv, sender du SC personopplysninger om deg selv. SC behandler dine personopplysninger i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle Produksjonen. Dersom du blir valgt som Deltager, vil SC få flere personopplysninger om deg gjennom videoog bildeopptak og selve produksjonsprosessen – etter at SC har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som Deltager. Med mindre et unntak er spesifisert for den aktuelle Produksjon, må du være minst 18 år for å kunne være Søker eller Deltager til SC Produksjoner. Når man søker for sine barn, godkjenner foreldre samme vilkår og lagring som nevnt over.
4.2 Behandlingsgrunnlaget For Søkere vil SC behandlingsgrunnlag være det, eller de samtykker du aktivt gir oss før du sender inn ditt søknadsskjema. For Deltagere vil SC behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og SC – ofte kalles den deltagerkontrakten. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av deltagerkontrakten og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes særskilt samtykke. Noen opplysninger må SC behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten. Det kan også forekomme situasjoner der SC vil behandle personopplysninger fordi SC har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger. Visse personopplysninger SC behandler vil utelukkende behandles for journalistiske, akademiske, kunstneriske og litterære formål, og i den forbindelse vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. SC vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningene SC behandler.
4.3 Type personopplysninger
4.3.1 Søker Hvilke personopplysninger SC samler inn om deg i forbindelse med en enkelt Produksjon, vil komme frem av søknaden til Produksjonen. Som en del av søknaden vil du normalt bli bedt om følgende personopplysninger: Fullt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse, telefonnummer, bilde og alder. Du vil også kunne bli bedt om ytterligere personopplysninger som vil være relevante for den spesifikke produksjon, som for eksempel høyde, vekt, erfaring, yrke, studievalg, boligtype, økonomisk situasjon, profilnavn i sosiale medier, sivilstatus, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du ønsker å dele med SC. I visse søknader vil du også få muligheten til å sende inn en video eller flere fotografier av deg selv dersom du ønsker det. I noen Produksjoner vil du også bli bedt om å gi oss sensitive personopplysninger som din seksuelle legning og din religion eller ditt livssyn. Andre typer sensitive personopplysninger som helseopplysninger, herunder psykiske lidelser, kan du selv velge å oppgi ved å bruke fritekstfeltet. Det er frivillig å søke til en Produksjon, og dersom du velger å dele dine personopplysninger med SC, både alminnelige og sensitive, anses dine handlinger som et frivillig og uttrykkelig samtykke til SC behandling av slike opplysninger. Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å be om ytterligere samtykker for at SC for eksempel kan foreta en bakgrunnssjekk. I så fall vil SC kunne få ytterligere personopplysninger fra firmaer i EU/EØS området som driver med relevant type bakgrunnssjekker som virksomhet. SC behandler personopplysninger for å avdekke om det er farefullt eller annen sikkerhetsrisiko for Søkere eller andre deltakere om slik person blir Deltager i produksjonen.
4.3.2 Deltager Når du er Deltager vil SC, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video- og lydopptak SC eller en av SC underleverandører tar av deg. For å kunne delta i Produksjonen må du som et minimum oppgi den informasjonen som søknaden krever, og du må stille opp for video- og lydopptak. Øvrige opplysninger som fremkommer før eller under Produksjonen opplyser du om frivillig. Personopplysninger som du velger å dele med SC før og under opptak av Produksjonen vil kunne bli brukt i Produksjonen og markedsføringen av den; det gjelder både alminnelige og sensitive personopplysninger. Eksempler på sensitive personopplysninger som kan fremkomme under Produksjonen er helseopplysninger, seksuell aktivitet og legning, samt religions og trosspørsmål. 4.4 Formål og kilde
4.4.1 Søker Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som Søker er å vurdere din egnethet som Deltager i Produksjonen. Alle personopplysninger som kommer frem av søknaden din, vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i Produksjonen. I første rekke samles dine personopplysninger inn kun fra deg basert på ditt samtykke.
4.4.2 Deltager Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Deltager er at SC skal kunne produsere, markedsføre og distribuere Produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid. Personopplysningene SC behandler om deg samles inn først og fremst fra deg som Søker og eventuelt deg som Deltager. Personopplysninger kan også samles inn fra andre kilder, som for eksempel nære relasjoner du evt. Oppgir som referanser, opplysninger fra andre Deltagere under produksjonen eller firmaer i EU/EØS området som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet.
5. TREDJEPARTER Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at SC skal kunne gjennomføre søknadsprosessen samt opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av Produksjonen, inkludert bestillende kanal. Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra Produksjon til Produksjon, derfor bes du ta kontakt dersom du ønsker mer detaljert beskrivelse for en spesifikk Produksjon du er Søker eller Deltager til, evt. se Produksjonens egen personvernerklæring. Dersom du er Søker og sender søknaden din til oss via en tredjepartsplattform over internett, vil dine personopplysninger kun deles med denne plattformen og lagres på serverne de benytter. Dette vil for eksempel kunne være vår leverandør M.K. Advision Ltd. Som leverer tredjepartsplattformen Short Audition-verktøyet. M.K. Advision Ltd. lagrer databasen i Amazon Cloud Services som kan ha servere utenfor EU/EØS. SC har databehandleravtaler med slik leverandører for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet og lagret på en sikker og fortrolig måte. Dersom du er Søker og gir uttrykk for interesse for å være Deltager over mail, telefon, i et møte eller blir kontaktet av oss i forbindelse med en Produksjoner, vil dine personopplysninger kunne bli delt med de tredjeparter som er nødvendig for at slik kommunikasjon skal finne sted. Dersom du sender en epost til eller tar kontakt med oss med forespørsler eller andre henvendelser som gjelder SC eller våre Produksjoner, vil denne handlingen anses som et frivillig gitt samtykke til den behandlingen som er nødvendig for å kunne ta stilling til og svare på din henvendelse. Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å få assistanse fra firmaer innenfor EU/EØS som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. Disse vil da få opplyst navn og fødselsdato. Bruk av slike selskap begrenses i størst mulig grad, og innsamlede data fra slike bakgrunnssjekker slettes etter SC har behandlet mottatte data for dette formålet. Hvis du er Deltager i en av våre produksjoner, vil dine personopplysninger deles med nødvendige tredjeparter for å gjennomføre Produksjonen. SC må gjøre dette for å oppfylle avtaler inngått med SC samarbeidspartnere. Hvem slike tredjeparter er, vil variere fra Produksjon til Produksjon. Normalt vil slike tredjeparter navngis eller beskrives nærmere i en deltagerkontrakt. Enhver leverandør som SC bruker for å behandle personopplysninger på SC vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til Deltageres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende.
6. LAGRING OG SLETTING Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav SC er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til. Som en Søker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i SC database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil SC enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut. SC har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge SC har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning ellers. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.
7. DINE RETTIGHETER Som både Søker og Deltager har du rettigheter etter GDPR for hvordan SC behandler dine personopplysninger. Som Søker bygger SC behandlingsgrunnlag på samtykke. Dette samtykke kan du når som helst trekkes tilbake. Dette gjøres ved å kontakte vår ansvarlig for personvern på epostadressen Maria@Sandcasting.no. Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, vil dette kunne medføre at du ikke lenger vil bli vurdert som en potensiell Deltager i produksjonen du er Søker til. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake. Både som Søker og Deltager har du rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger SC har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet. Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan SC behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt på epost som angitt ovenfor. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener SC behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.
8. SIKKERHET SC har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. SC krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller SC krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. SC selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.
9. NETTSIDEN OG REGISTRERING
Når du oppretter og lagrer en profil på vårt nettsted, så godkjenner du ovenstående personvernerklæring ved registrering. Dine opplysninger vil bli brukt mot produksjoner, tv-serier og evt filmer vi skal caste for og som vi søker etter statister, skuespillere og reality deltagere. Opplysningene er sikret med SSL og dine opplysninger vil kun bli tilgjengelig for søk for Wican Data og SC i en utvelgelsesprosess. Nettsiden er sikret så godt det lar seg gjøre med gjeldende sikkerhetsteknologi, samt servere er stasjonert i Norge og overvåket 24/7.